new_year

Блог

Главная Задачи: легко ставить и контролировать

Тема

Автор

за


Задачи: легко ставить и контролировать

Интерфейс модуля "Задачи" в CRM-системе

Чтобы все поручения руководителя были выполнены в срок, мы создали модуль «Задачи» в CRM-системе для УО и ТСЖ. Модуль помогает не срывать сроки, контролировать качество работы и находить бездельников.

Не срывать сроки. Раздаете сотрудникам задания, они их видят в системе и выполняют. Когда придет срок, программа напомнит о дедлайне. Если сотрудник не справится — «Квартира.Бурмистр.ру» вам сообщит.

Контроль качества работы. Плохо выполненную работу можно отправить на доработку с указанием, что с ней не так и что и как исправить.

Находит бездельников. «Квартира.Бурмистр.ру» знает, кто, что и как делает в компании. Если кто-то из сотрудников постоянно срывает срок, CRM-ка покажет это.

Дальше расскажем, как работать с задачами и покажем пару приемов, о которых мало кто знает.

Ситуация: в понедельник утром директор провел планерку, раздал каждому сотруднику поручения, которые необходимо выполнить до конца недели. После все разошлись по кабинетам пить чай и обсуждать, как прошли выходные. А про задачи все забыли, кроме директора.

Решение: ставьте все задачи в CRM-системе «Квартира.Бурмистр.ру», даже незначительные. Если хотите, чтобы плотник повесил скворечник во дворе, то создайте ему такую задачу, иначе он не прибьет его никогда. Найдется тысяча и одно оправдание: потерял гвозди, молоток или скворечник, да еще окажется, что у него акрофобия (боязнь высоты). Вы же сами пользовались такими уловками до того, как стали директором или руководителем отдела. Ну хотя бы один раз в жизни точно делали, только не помните.

Как поставить задачу. Нажимаем на кнопку «Я создал», заполняем поля: название, дедлайн, исполнитель, наблюдатель, описываем задачу и подвешиваем документы. Остается ждать, когда сотрудник выполнит свою работу.


Делегируй. Если вы узнали, что сотрудник ушел в отпуск или у него слишком много задач, то делегируйте ее другому сотруднику.

В задаче можно поставить напоминание, выбрав за сколько дней или часов до дедлайна исполнителю придет сообщение, что время истекает. Вы свою работу, как руководитель, выполнили — переходите к пункту «проверка работы».

Оповещение. Исполнителю и наблюдателю, если такого назначили, приходят оповещения на электронку, а в мобильном приложении и в CRM-ке — пуш-уведомления (всплывающие сообщения).

Если не хотите, чтобы на почту приходили «лишние» письма, то отключаем.

Работа исполнителя. После получения уведомления, исполнитель во вкладке «Я делаю» принимает задачу — статус меняется на «Принята в работу».

Отложить задачу. Если сотрудник выбирает «отложить» задачу, то необходимо указать причину: я в отпуске, я скоро ухожу в отпуск и не успею, ну или какие еще могут быть веские причины.

Дедлайн. За несколько дней до окончания срока сдачи придет напоминание, что задача срочная, и немедленно принимайтесь за ее исполнение.

Такое уведомление придет и на электронную почту — точно не пропустите сроки.

Задача выполнена. Исполнитель сделал работу, подкрепил документы или фото и нажимает на кнопку.

Проверка работы. Руководителю придет уведомление (пуш-уведомление и/или письмо на электронку), что задача выполнена и ждет проверку – такой статус отображается у всех: исполнителя, наблюдателя, руководителя. Если вас не устраивает работа сотрудника, то возвращайте в работу. Нажимайте на эту кнопку до тех пор, пока не понравится результат.

Ставим подзадачи. Если задача большая, в ней задействовано много сотрудников и состоит из нескольких этапов, то удобнее создать подзадачи.

Например, общая задача «Подготовка к отопительному сезону». Но чтобы подготовить один дом к зиме необходимо проделать много дополнительной работы, в которой задействованы разные сотрудники: осмотр ОИ, проверка котельного оборудования, ремонтные работы, поверка приборов, промывка системы отопления, пробный пуск, составление акта проверки готовности, получение паспорта готовности.

Удобнее создать соответствующие подзадачи, установить ответственного и дедлайн.

Создаем задачу из корреспонденции. Например, в управляющую компанию житель написал заявление о залитии квартиры: поврежден ламинат на кухне и кухонный гарнитур, пришлите сотрудника для составления акта о залитии.

Специалист принял обращение жильца, занес его в корреспонденцию. И на основании этого документа ставьте задачу мастеру — до 15 июля подготовить акт.

Периодические задачи. Если сотрудник выполняет одну и ту же задачу с периодичностью: раз в неделю, раз в месяц, раз в год, то можно создать повторяющуюся задачу. Например, уборка входных групп раз в неделю. Сделать это можно в шаблонах. Но на каждую повторяющуюся задачу надо создать отдельный шаблон.

Загруженность сотрудников. В этом модуле можно увидеть, кто и сколько за месяц, квартал, полгода или год выполнил задач, сколько просрочил. В фильтрах выбирайте нужного сотрудника, период и смотрите статистику. Для удобства задачи можно скачать в эксель.

Кто может пользоваться «задачами». УК или ТСЖ, которые зарегистрированы в CRM-системе. Для работы в «Задачах» необходимо добавить:

  • дома,

  • помещения,

  • лицевые счета,

  • сотрудников.

Цифры. Все любят цифры, в нашей компании тоже, поэтому сообщаем: каждый месяц в CRM-ке руководители ставят 5000 задач, всего поставлено 121 595 задач.

Попробовать бесплатно. Можно протестировать работу сервиса по ссылке www.kv.burmistr.ru

Логин diseas87@gmail.com

Пароль 000000 (шесть нолей)

Это аккаунт руководителя компании с полными правами. Единственное, что нельзя протестировать - это SMS и IP-телефонию.

Если у вас остались вопросы по работе модуля «Задачи» или вам нужно проконсультироваться со специалистом, то звоните по телефону: +7 495 118 21 35 или пишите в чате технической поддержки в личном кабинете в CRM-системе. Посчитать, во сколько вам обойдется  сервис, можно на калькуляторе.

Что еще почитать о CRM-системе
P.S. В нашей компании мы точно также ставим задачи, иначе бы вы в жизни вовремя не получили консультации от наших юристов.

CRM-система "Квартира.Бурмистр.Ру"

Одна программа решает все задачи УК и ТСЖ

Профиль


Рассылка новостей ЖКХ

а также наших статей



Для улучшения работы сайта и его взаимодействие с пользователями мы используем файлы cookie. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie. Вы всегда можете отключить файлы cookie в настройках браузера.

Подпишись на рассылку новостей ЖКХ, а также наших статей!

Спасибо, вы успешно подписались на рассылку!