Как работает модуль "Обращения собственников"
Что надо сделать, чтобы получить информацию от управляющей организации или ТСЖ?
Ответы "Идти к ним в офис и ждать очереди, "висеть" полдня на телефоне" неверные.
Верный ответ: "Необходимо скачать наше мобильное приложение, прикрепить его к вашему лицевому счету и в результате никуда ходить не нужно".
Чтобы свести хождение по офисам, столпотворение и скандалы мы создали модуль "Обращения".
Для начала нужно настроить Типы обращений, для этого переходим во вкладку Настройки - Типы обращений - Добавить:
Указываете наименование (полностью на ваше усмотрение, здесь мы не ограничиваем), нажимаете кнопку Сохранить
Тип появляется в общем списке. Так же вы можете создать подтипы к основному, нажав на плюсик справа:
Добавить обращение может:
1) Сотрудник организации (если настроены права) в ситуации, когда собственник позвонил по телефону или написал письменное обращение. Сделать сотрудник это может через своё мобильное приложение или через десктопную версию (обычный компьютер).
2) Собственник помещения через десктопную версию или через мобильное приложение.
Вариант 1. Обращение оформляет сотрудник организации:
В модуле "Обращения" необходимо выбрать меню "Добавит обращение" и заполнить все поля.
Сделано это для удобства ваших сотрудников и снижения риска ошибок.
После того, как сотрудник нажимает кнопку "Добавить" он сразу видит созданное обращение со всеми данными, статус На расмотрении
Далее нужно назначить исполнителя (возможно нескольких), после выбора, ему уходит уведомление (способы настраиваете самостоятельно в общих настройках модуля), житель так же может быть уведомлен, если сделана соответствующая настройка.
Можно добавить комментарий или файл,который увидят только сотрудники компании, так же просмотреть другие обращения по этому лицевому счету и при необходимости создать дочернее обращение:
Сотрудник компании готовит ответ на обращение, прописывает текст и может прикрепить к обращению документы в виде вложенного файла
Нажав на кнопку "Ответить" мы отправляем ему ответ в личный кабинет и на электронную почту, если он зарегистрирован в системе. Ответ дан, статус меняется на Рассмотрено
Сотрудник который принял обращение может на его основании создать Задачу или Заявку в диспетчерской, текст и файлы подтянутся автоматически
Вся информация по обращению сохраняется в базе данных, удалить обращение может сотрудник у которого есть права доступа на это
Обратите внимание: удалить обращение может только руководитель организации или сотрудник, которому право на удаление дали в правах доступа.
Собственник через свой личный кабинет может оценить ответ по обращению, поставив соответствующую оценку, которая будет отображаться в базе.
Для контроля качества исполнения обращений в модуле есть расширенная система фильтров, с помощью которых можно отслеживать любые параметры обращений.
Вариант 2. Обращение оформляет собственник помещения через мобильное приложение:
При оформлении обращения собственником, оно отобразится в общем журнале в статусе "На рассмотрении" и с соответствующей пиктограммой
При этом можно настроить уведомления нужным сотрудникам на электронные почты о новых обращениях созданных собственниками
Итак, далее заходим в обращение, если требуется указываем срок выполнения, назначаем исполнителя,тем самым отправляем в работу.
Далее Вам остается дать ответ собственнику, если необходимо прикрепить файл. Так же житель может указать что "Ответ не требуется" по обращению, поставив галку в своем личном кабинете. Сотрудник это увидит здесь:
