Работа с журналом входящей/ исходящей корреспонденции
Мы обещали, что Корреспонденция будет отдельным модулем, мы выполнили свое обещание.
Важно!!! Управлять настройками корреспонденции, а так же добавлять и редактировать может только сотрудник, которому такие права дал руководитель организации, права доступа к модулю настраиваются не только через модуль Компания - Сотрудники, но и в Настройках корреспонденции вкладка Доступ
Идем в модуль Корреспонденция вкладка Настройки корреспонденции, вкладка Доступ. Тем сотрудникам которым дали права в редактировании сотрудника они автоматически появятся во вкладке доступ
Заходите в нужного сотрудника и проставляете галками те права которые необходимы и обязательно кнопку Сохранить изменения
Далее можно приступать к настройке модуля корреспонденции. Для этого необходимо зайти в Корреспонденция вкладка Настройки-корреспонденции
Именно в этой вкладке можно отразить и настроить типы корреспонденции - это например письмо, обращение; источник - это например, прокуратура, ГЖИ; способы получения и отправки - это например,телефонограмма, почта РФ.
Как ввели необходимые настройки, не забывайте нажимать кнопку Сохранить
Зайдя в «корреспонденцию», вы увидите две вкладки Входящая и Исходящая корреспонденции
Чтобы добавить документ, нажимаем на кнопку Добавить. Заполняем все поля.
Нажав на кнопку Прикрепить, вы сможете загрузить сюда отсканированный документ. Затем нажимаете кнопку Добавить. И после этого видите такую картину.
И на основании данного документа вы можете создать задачу, заявку или обращения.
После этого, заходя в Корреспонденция, у вас отразится этот документ. При этом исполнитель будет назначен только в том случае, если вы создадите заявку, задачу или обращение.
Статус корреспонденции меняется автоматически. Все зависит от того, как идет работа по этому письму либо в диспетчерской, либо в обращениях.
Когда по данному письму готов ответ, нажимаете на три точки слева от номера и выбираете Создать исходящее
Далее также заполняете все разделы и нажимаете кнопку Добавить
После этого у вас привязан исходящий документ ко входящему.
ПРИМЕЧАНИЕ: Во входящей корреспонденции Адресат - это лицо, от которого пришло письмо, телеграмма и т. д.
В исходящей корреспонденции Адресат - это лицо, которому адресовано письмо, телеграмма и т. д.
Если вам необходимо сделать выгрузку корреспонденции, то через фильтр можно подобрать нужные документы. Нажимаем на кнопку Экспорт. Документ уйдет в загрузки.
Выглядит этот документ следующим образом:
Подготовили для вас Видеоинструкцию.